Kæmper du med at prioritere?

Hvis ja, er denne artikel lige noget for dig.

Det er svært at prioritere og det er altid en kamp at arbejde på de rigtige ting på det rigtige tidspunkt. I denne artikel kommer vi ind på følgende:
– At starte med strategi
– Offeromkostninger (rækkefølge af projekter)
– Indflydelse (vigtigheden af projekter)
– Hvordan man undgår prioriteringsfejl.

Man kan ikke have en prioritering uden en strategi
Inden vi begynder på at prioritere, er der en forudsætning – nemlig strategi. En af de måder du kan se, at din strategi er mangelfuld er, hvis alt ser ud til at være lige vigtigt. Hvis prioritering ser umuligt ud, er det ikke fordi du skal arbejde hårdere på at prioritere, du bliver i stedet nødt til at gå et step op og arbejde på din strategi.
Din strategi skal hjælpe med at gøre det klart, hvad der er mest vigtigt og fjerne store dele af mulighederne. Hvis den ikke gør det, kræver det sandsynligvis forbedring. Eller forandring.

Offeromkostninger
En af de store udfordringer ved at prioritere er offeromkostningerne. Det er svært at finde ud af hvor man skal allokere sine ressourcer og bestræbelser ud fra mål og strategi.

Find flaskehalsen
Det er vigtigt at kigge på hele systemet og på den måde finde begrænsningerne. Er der salgsbegrænsninger i en virksomhed? I nogle dele af produktionen? Levering?
Hvis du arbejder på noget, som ikke forbedrer flaskehalsen, så forbedrer du ikke systemets gennemløb, i bund og grund spilder du bare tid og ressourcer, hvor enhver form for forbedring af flaskehalsen vil give et stort udbytte.

Forsinkelsesomkostninger
Forsinkelsesomkostninger er en måde at kommunikere indflydelsen af tid på det resultat man håber at opnå. Forsinkelsesomkostninger kombinerer hvor akut det er og værdien – to ting som kan være svære at skelne mellem. For at tage beslutninger, er vi derfor nødt til at forstå hvor akut og værdifuldt det er.

Nøglespørgsmålene du skal stille dig selv er derfor:
1. Hvor akut er det?
2. Hvor værdifuldt er det?
3. Hvad er omkostningerne ved ikke at have det gjort nu, for hver uge?

Indflydelse
Det er ikke nemt at forstå hvilke mulige funktioner, initiativer og opgaver der er mest vigtige. Der er nogle redskaber og modeller som kan bruges til at finde de projekter, som kan give os mest indflydelse.

Hvilke projekter løser de fleste problemer?
En af metoderne for at finde de projekter der løser de fleste problemer er ved at man laver en lang liste over alle de opgaver der er, hvorefter man prøver at kategorisere dem. Ved at gøre dette kan du finde frem til de vigtigste ting, som kan være med til at løse de andre problemer. Ved at lave denne øvelse, kan du finde frem til de løsninger, som kan løse flere problemer for dig. Du kan derudover stille dig selv spørgsmålet: Hvad er den ene ting, som kan gøre resten af opgaverne nemmere, hvis den er løst?

Kig på det langsigtede afkast af færdighed og systemer
Nogle projekter kan have enorme gevinster henover dets levetid, hvis de sparer dig tid og mentalt rod. En af de store spørgsmål omkring dette er “Er der noget jeg kan lære eller gøre på 10 minutter, som kan være til hjælp resten af livet?”.
Udover færdigheder kan du også se, hvor du kan bruge redskaber eller systemer som vil automatisere dele af din hverdag.

Vær skarp i dine prioriteringer
Der er ikke nogle redskaber der garanterer, at du bliver bedre til at prioritere, men det hele sidder inde i dig. Du bliver nødt til selv at have disciplin for at få det til at virke. Du skal derfor ikke være en svækling, når du prioriterer. Det skal altså være hårdt, men overskueligt, når du prioriterer, hvis det skal have den optimale effekt. Så lav de hårde valg og hold dig til planen. Du bliver nødt til at være disciplineret for at få succes på den bane.

Denne artikel er inspireret af artiklen https://medium.com/evergreen-business-weekly/how-to-prioritize-using-these-9-mental-models-daef8f03dd93